pátek 27. října 2017

Свадебное платье недели


Я решила ввести новую рубрику: теперь по пятницам я буду выкладывать интересные, оригинальные или просто красивые свадебные платья.

Встречайте, мой первый выбор :) Прекрасное платье с красивым лифом, летящей юбкой и оригинальной цветовой гаммой. Подойдет всем, кто хочет почувствовать себя принцессой :) 

www.morilee.com

pondělí 23. října 2017

Свадебный организатор vs свадебный координатор. Часть вторая

С работой и буднями свадебного организатора мы разобрались в прошлом посте, а теперь время поговорить о свадебных координаторах.


Arman wedding agency


Кто такой координатор? 

Свадебный координатор - человек, вступающий на сцену свадебной подготовки непосредственно перед свадьбой.
Неделя перед свадьбой и сам свадебный день обычно самое напряженное время. Нужно успеть доделать кучу вещей, встретить и разместить гостей (если свадьба заграницей, например), забрать платье и костюм жениха, перепроверить договоренности с поставщиками и так далее, и так далее. А уж в свадебный день работы и того больше: проследить, чтобы вовремя начали делать прическу и макияж невесте, чтобы привезли букет и бутоньерку, чтобы правильно оформили зал, чтобы вовремя подали машину для поездки на регистрацию брака, чтобы гости были встречены и рассажены согласно нужному порядку и этикету, чтобы вовремя вступили музыканты, чтобы торт привезли и поставили в холодильник... Этот список, в принципе, бесконечен. Я уже не говорю о том, сколько вещей может пойти не так! Кто будет всем этим заниматься? Мама? Лучшая подруга? Или сами невеста с женихом в перерывах между регистрацией брака, фотосессией и банкетом?

http://www.huffingtonpost.com/2014/07/01/wedding-fiascos_n_5549620.html

Именно для этого и нужен координатор. И если организацию еще можно взять на себя (хотя это я тоже не советую, как вы уже поняли из поста, посвященного организаторам), то координацию свадебного дня обязательно доверьте профессионалу. Честное слово, работа хорошей команды координаторов стоит того, чтобы заплатить им и наслаждаться своим свадебным днем. Ни одна, даже самая лучшая подружка невесты или самая организованная в мире мама не сможет хорошо скоординировать и провести ваш свадебный день. Во-первых, это вообще не их обязанность: они пришли на вашу свадьбу, чтобы получать положительные эмоции, радоваться за вас, всплакнуть во время первого танца, побороться за букет невесты (да-да, на одной нашей свадьбе букет достался именно маме!), потанцевать на дискотеке и съесть свой кусочек свадебного торта. И не решать при этом миллион текущих вопросов, связанных с вашей свадьбой. Во-вторых, это не их работа. Они банально не представляют себе, сколько всего может случиться на свадьбе. И как только подобная ситуация случится, они могут впасть в панику, не суметь быстро все разрешить, расстроятся, что не смогли вам помочь... В итоге, от вашей свадьбы у них останутся только негативные воспоминания (ну, или целый список того, как не надо делать, как у меня после свадьбы одной подруги, когда на меня неожиданно свалилась роль координатора, правда, задолго до того, как я начала заниматься свадьбами профессионально).


Luv The Bride
Еще большей ошибкой будет взвалить роль координатора на себя. Поверьте мне, в таком случае о свадьбе вам придется забыть. Вас постоянно будут дергать, спрашивая и уточняя - гости, официанты, регистратор... Вам придется держать в голове бесконечный список дел, о которых никак нельзя забыть, а в сумочке (да-да, вам придется взять с собой вместительную сумочку) - пачку конвертов с деньгами, предназначенными для оплаты тех или иных услуг. Вам придется решать абсолютно все проблемы, возникающие в процессе свадьбы. В итоге вы вряд ли вспомните что-то приятное из своего дня. Разве что будете гордиться каким-нибудь особо быстро и правильно принятым кризисным решением.

Поэтому не поленюсь повторить еще раз: возьмите на свадьбу координатора. А лучше целую команду.
Arman wedding agency


Самый оптимальный вариант, конечно, если вы заказываете организацию и координацию свадьбы в одном агентстве. В таком случае, скорее всего, ваш организатор станет вашим координатором (в компании одного-двух коллег, в агентстве точно знают, сколько координаторов нужно в зависимости от сложности дня и количества гостей). Организатор в вел весь процесс подготовки, он знает всех поставщиков, а они знают его. Организатор составлял бюджет и вносил в него все текущие изменения, оплачивал залоги, общался со всеми участниками свадебного дня, а потому в курсе всех деталей. Координация свадебного дня для него - достойное завершение длительного подготовительного процесса.



Arman wedding agency



Второй вариант - взять только координатора, а организацией свадьбы заниматься самостоятельно.
Скажу честно, мы соглашаемся только на координацию крайне редко. Во-первых, для нас это гораздо сложнее с точки зрения подготовки и стресса. Вливаться в процесс за несколько дней до свадьбы, пытаясь вникнуть во все взаимосвязи, не зная точно, какие договоренности у невесты с каждым из поставщиков, очень и очень непросто.
Да, у нас есть специальный опросник, благодаря которому мы получаем от невесты и жениха максимум информации. Но даже он не спасает нас от неожиданностей, которых, в принципе, можно было бы избежать, если бы мы занимались организацией сами. Невеста вдруг вспоминает о чем-то в самый последний момент или дает нам неверные сведения, или выясняется, что она не помнит, кому сколько должна. Обычно встреча с клиентами перед такой свадьбой занимает несколько часов и нередко одной встречей не обходится. Именно поэтому мы постепенно отказываемся от предложений только координировать свадьбу. Но, с другой стороны, есть агентства, которые именно на этом специализируются, не предлагая при этом организацию свадеб.


Arman wedding agency

Работа координатора и обязанности клиента

1. Составить подробное расписание свадебного дня, согласовать с вами все его пункты. 
2. Вы должны выдать координатору список всех поставщиков, с которыми у вас есть договоренности, с четким описанием того, кто и что вам должен, и контактами (например, "кондитер, номер телефона, свадебный торт 1 шт, каравай 1 шт, свадебные пирожные 40 шт). 
2. Если вы договоритесь, что координатор сам расплачивается с поставщиками (обычно вторую часть оплаты 90% поставщиков просят именно в день свадьбы), вы должны предоставить ему список всех, кому нужно что-либо доплатить, выдать разложенные по конвертам и подписанные именем поставщика и суммой конверты (в случае, если координатор является и организатором, обычно он делает это сам). 
3. Вы должны выдать координатору список гостей и план их рассадки, чтобы в случае необходимости, он мог легко и быстро найти нужный стол и отвести туда гостя. 
4. За несколько дней до свадьбы координатор созванивается или списывается со всеми поставщиками из вашего списка, представляется и уточняет, в силе ли ваши договоренности. 
5. В день свадьбы координатор следит за соблюдением расписания, встречает гостей и поставщиков, следит за тем, чтобы регистрация брака и банкет прошли без проблем, дает отмашку музыкантам, подает сигнал, когда можно вывозить торт, помогает гостям найти подготовленный для них транспорт, отвечает на вопросы официантов и гостей, решает все возникающие в течение дня вопросы и проблемы, и только в случае острой необходимости он обращается к вам. Таким образом, весь поток информации в день свадьбы идет через координатора, а вы общаетесь только с ним, а не с десятком разных людей. Вам не нужно будет думать о деньгах, о том, чтобы все правильно расселись, чтобы вовремя вывезли торт, чтобы включили правильную музыку. Все это будет головной болью координатора. 

Arman wedding agency



Проблемы в день свадьбы 

Поскольку весь пост я пугала вас проблемами, которые могут случиться в день свадьбы и к которым никто обычно не готов, настало время немного конкретизировать этот вопрос. 
Свадебный день - это всегда много эмоций, много самых разных людей (как гостей, так и тех, кто задействован в организации свадебного дня - поставщики, официанты, оформители, ведущий, диджей...) и много действий, которые нужно провести быстро и слаженно. Естественно, что случается в этот день всякое. 
Однажды на конференции свадебных координаторов все принялись обмениваться опытом, и некоторые истории были больше похожи на кадры из фильмов ужасов :) 
Из тех нестандартных ситуаций, которые случались в нашей практике, вот наши любимые истории, которые мы обычно рассказываем невестам до или уже после свадьбы:

  • про испорченное машинным маслом свадебное платье 
  • про фигурку невесты на торте, у которой оказался неправильный цвет волос (настоящая невеста брюнетка, а на торте - блондинка)
  • про завявшую бутоньерку и падающие от ветра вазы с цветами
  • про внезапно заболевшую подружку невесты
  • про неприехавшую за невестой машину и сумасшедшую поездку в ЗАГС
  • про напившуюся невесту (мне кажется, такая история есть в запасе у каждого координатора)
  • про съеденный чокопопс
  • про то, как нам привезли не тот формат плана рассадки, о котором мы договаривались
  • про ведущего и молоток
  • про забытые хлопушки
  • про то, как никто не мог зашнуровать платье невесты
  • про заблудившихся гостей
  • про незаигравшую музыку
  • про запутавшиеся шарики.
И это далеко не полный список тех внештатных ситуаций, которые нам приходилось решать на наших свадьбах.

Arman wedding agency


Ни одна, абсолютно ни одна свадьба не обходится без подобных историй. Преимущество координаторов в том, что они с такими ситуациями уже сталкивались или предполагают, что могут с ними столкнуться, а потому морально готовы к любым неожиданностям и кризисам. А раз готовы, то вооружены. Например, у нас есть целый чемоданчик с разными полезными вещами, который не раз спасал нас в трудных ситуациях. У нас есть запас самых разных лент, булавок, клеев, ножниц и прочих подручных материалов, из которых можно в короткие сроки соорудить все, что угодно (так мы решили проблему с неправильным форматом плана рассадки). Мы всегда стараемся подстраховываться  - например, в истории с незаигравшей музыкой нас спас запасной диск. Но главное, у нас выработалась способность быстро принимать решения, находить выходы из любых ситуаций и, не впадая в панику и не создавая еще больше неразберихи, а главное, не нервируя невесту, жениха и гостей, выкручиваться из проблем так, чтобы никто ничего не заметил. Вместо завявшей бутоньерки соорудили новую из подручных средств, а невесту, за которой не приехала машина, посадили в свою и, пока один координатор с ветерком вез невесту в ЗАГС, другой договаривался в ЗАГСе о небольшом сдвиге церемонии. Мы умудрились перекрасить невесту-блондинку в брюнетку, поставить на ноги подружку невесты и выбрать настолько удачный момент для забытых хлопушек, что никто даже не подумал, что должно было быть по-другому. Это суть работы координатора, и если никто ничего не заметил, значит, он хорошо сделал свою работу. Поэтому, если вы хотите, чтобы ваш свадебный день прошел спокойно и по сценарию, не экономьте на координаторе :) 


Arman wedding agency



středa 4. října 2017

Свадебный организатор vs свадебный координатор. Часть первая

Когда речь заходит о свадебных организаторах и свадебных координаторах, большинство сразу вспоминает известный фильм с Дженнифер Лопез, где она играет уверенную в себе девушку-организатора свадеб, готовую к любым неожиданностям и кризисам.

http://www.thehunchblog.com/

Кто же такие свадебные организаторы, чем они отличаются от координаторов и зачем те и другие вообще нужны, если невеста и сама может со всем справиться? И, главное, как найти своего свадебного организатора и координатора?

Давайте разбираться :) Начнем со свадебного организатора.



Свадебный организатор

Свадебный организатор - человек, который поможет вам с подготовкой свадьбы. Организатор, как не сложно догадаться, занимается организацией. Весь процесс от первой встречи с женихом и невестой до свадебного дня - работа свадебного организатора.
Он посоветует вам подходящее место для проведения церемонии и банкета, подскажет свадебного дизайнера и флориста, поможет с выбором торта и платья. Кроме того, организатор держит под контролем бюджет, общается вместо вас со всеми поставщиками, заключает с ними договоры и отслеживает их работу.

perthbridalfair.com.au

Процесс подготовки к свадьбе достаточно сложный и требует очень больших временных затрат. Большим плюсом работы со свадебным организатором является, в первую очередь, именно экономия вашего времени, сил и нервов. 
Хороший свадебный организатор имеет целую базу данных различных поставщиков в разных ценовых категориях и может предложить вам именно тех, кто подойдет вам по цене и качеству. Кроме того, свадебный организатор знает плюсы и минусы большинства популярных и не очень свадебных мест, знает, где, скажем, можно устроить дискотеку до утра, а где вас попросят закруглиться к 10 вечера, где лучше устроить банкет формой фуршета, а куда отправиться, если вы предпочитаете сервированный ужин. Он расскажет вам о ценах за аренду залов и садов для регистрации, подскажет, где взять хорошие свадебные декорации и какие цветы будут цвести в том месяце, на который вы назначили свадьбу. 
Конечно, всю эту информацию вы можете найти сами. Но учтите, что свадебные залы обычно не публикуют свои цены в открытом доступе, а также не предоставляют исчерпывающую информацию по условиям аренды. Вам может просто не прийти в голову задать целый ряд вопросов, а менеджер в зале не посчитает нужным поставить вас в известность, и проблема в итоге может всплыть в самый неподходящий момент - в день свадьбы.
Или попробуйте выбрать из сотни свадебных фотографов и десятка операторов. Даже заказ свадебного торта - не такой простой процесс, как кажется.

https://www.fullonwedding.com/hiring-a-wedding-planner-pros-and-cons/

Главный аргумент против организатора свадеб, обычно, финансы. Зачем отдавать кому-то 10-15-20% от свадебного бюджета, когда можно все сделать самостоятельно? Да и кто лучше, чем я, организует мою свадьбу? 
Будем откровенны: все зависит от того, насколько вы сами цените свое время. И насколько вы готовы отдаться процессу планирования на все 100%. 
Однажды один наш клиент, когда мы встретились с ним после свадьбы, признался: "Когда мы встретились в первый раз, я подумал: зачем отдавать 10% организаторам? Но сейчас, после свадьбы, я хочу вам сказать: вы еще мало берете за свою работу!". 

https://www.glamour.com/weddings/wedding-planning

Признаки хорошего свадебного организатора

Однозначного рецепта, как выбрать свадебного организатора, у меня нет. Но я могу предложить вам несколько пунктов, которые, на мой взгляд, могут вам помочь определить, насколько профессиональный и ответственный организатор пришел к вам на встречу. 

1. Свадебный организатор - человек, который должен разбираться в свадьбах. Поверьте мне, работать в этой сфере, и не знать, хотя бы в общих чертах, сколько этажей в торте на 50 человек, сколько человек усядется за круглый стол, какие цветы лучше выбрать летом, а какие - зимой, - невозможно. За те годы, что я занимаюсь организацией свадеб, я узнала столько нового и интересного из всех областей, прямо или косвенно связанных с моей работой, что можно написать целую книгу. Поэтому, если на каждый ваш вопрос организатор отвечает уклончиво или обещает узнать-посмотреть-проверить, это тревожный сигнал. Конечно, никто не может знать всего, и если организатор в чем-то не уверен и обещает уточнить - это еще не повод паниковать, тем более, если ваши вопросы достаточно специфичны (что, кстати, редко случается на первых встречах). Но 90% информации он должен знать. 

http://sample.churchmember.us/wedding-plan



2. Свадебный организатор должен предложить вам заключить контракт. Работа без контракта - это большой риск. Вы доверяете этому человеку не только сам процесс организации свадьбы, но, в первую очередь, свои деньги. Договор должен быть составлен четко, без размытых формулировок и непонятных фраз. Особенно ясно должен быть прописан процесс оплаты и ответственность каждой из сторон (да-да, у клиентов тоже есть свои обязанности по отношению к организатору, но об этом чуть ниже). 

https://iguana-idm.com/iguana/contract-management/

3. Свадебный организатор не должен навязывать вам одного конктретного поставщика. Да, он прекрасно знает, кто лучше и кто надежнее. Но никогда это не может быть один-единственный человек. Поэтому, если вам настойчиво предлагают только одного флориста, наотрез отказываясь работать с кем-то еще, это должно насторожить. 
Мы обычно предлагаем на выбор двух-трех поставщиков из соответствующей ценовой категории, особенно это касается фотографов и операторов, чтобы клиенты могли выбрать того, чьи работы им больше нравятся. Да, мы предпочитаем работать с одной и той же кондитерской или с одной и той же флористкой, с которыми у нас сложились хорошие деловые отношения и на которых мы можем положиться. Но, советуя их, мы всегда уточняем, что для нас не проблема работать с другими поставщиками из этой области и, если клиентам не понравится предложение от флористки или не придутся по вкусу тортики во время дегустации, мы предложим им другие варианты. 
С другой стороны, вряд ли организатор согласится перебрать с вами двадцать мест для проведения свадьбы или связаться для вас с тридцатью фотографами. Обычно это трата времени как организатора, так вашего. Если уж вы обратились к организатору, то постарайтесь довериться его советам. 
Скажу по своему опыту: в начале работы нашего агенства мы шли до победного конца, перебирая вариант за вариантом (обычно это касалось банкетных залов), предлагая клиентам все новые и новые места, потому что в старых им не нравилась то люстра, то шторы на окнах, то цвет стен. В 95% случаев в итоге мы все равно приходили к варианту, который был предложен одним из первых. Но это происходило после того, как мы и клиенты потратили уйму времени, сил и нервов. В итоге мы внесли в конктракт пункт о предложении не более 3 поставщиков на выбор. Именно для таких случаев, когда клиенты никак не могут определиться, чего они хотят, и считают, что следующий предложенный вариант обязательно будет лучше. С другой стороны, если аргументы против предоставленных клиентам вариантов адекватны и логичны, мы, конечно же, продолжаем поиски и предлагаем другие места. И это ключевой фактор: хороший организатор гибок, он не боится искать новые решения, работать с новыми людьми и идти навстречу вашим желаниям. 

https://www.nyiad.edu/design-articles/event-planning/7-reasons-event-wedding-planning-is-a-great-career-choice

4. После вашей первой встречи с организатором, он должен быть готов прислать вам ориентировочный бюджет (конечно, если вы достаточно четко и подробно рассказали о том, чего хотите) и, возможно, некоторые фотографии - например, пару примеров зала или цветовых сочетаний. Однако не думайте, что до подписания договора организатор будет делиться с вами своими наработками, контактами и знаниями. Это абсолютно нормальная бизнес-практика. И это тоже результат недобросовестности некоторых потенциальных клиентов и печального опыта. Для меня не проблема посоветовать фотографа или кондитера, когда меня об этом просят. Но не более того. Поэтому не обижайтесь, если организатор не пришлет вам сразу же контакты на всех поставщиков для вашей свадьбы. 




5. А вот после подписания контракта от вас уже не должны ничего скрывать. Вы должны иметь возможность принимать участие в организации и проверять расходы, если у вас будет такое желание. В нашем контракте, например, это оговорено в отдельном пункте. Вы имеете полное право встретиться с фотографом или флористкой. Поговорить с дизайнером, съездить на место проведения банкета или церемонии. А главное, вы имеете право проверять и контролировать бюджет. Если организатор отказывается сообщить вам, у кого заказывает, например, цветы или декорации, это тревожный сигнал. 
Прозрачные финансовые отношения - очень важная составляющая вашей совместной работы. Организатор по вашему требованию должен предоставлять все чеки и подтверждения об оплате. Мы, например, актуализируем бюджет по мере продвижения подготовки, обговариваем все цены или их изменения, и никогда не предпринимаем никаких шагов, связанных с финансовыми вопросами, до получения письменного согласия от клиентов. Кроме того, наши клиенты всегда могут позвонить напрямую поставщикам и уточнить у них цены. Мы работаем без накруток, наши цены - это цены наших поставщиков. И это очень важный вопрос, на который следует обращать внимание, потому что, к сожалению, и на этом рынке встречаются не очень добросовестные люди.  

https://www.rd.com/advice/relationships/13-things-your-wedding-planner-wont-tell-you/

6. И совет: спрашивайте у знакомых и друзей. 90% наших новых клиентов - люди, узнавшие о нас от пар, которым мы организовывали свадьбу. Или те, кто побывал на свадьбе у друзей, которую мы организовали. В нашей сфере деятельности очень мало дает реклама, а вот отзывы клиентов - наш главный козырь и залог успеха. Поэтому спрашивайте, ищите отзывы, собирайте информацию. Однако не стоит забывать об одном важном моменте: работа со свадебным организатором - это работа с человеком. Организатор, который понравился вашей подруге, может совсем не понравиться вам - чисто по-человечески. Он может быть лучшим специалистом, но не подойти вам в эмоциональном плане. Поверьте мне, это очень важно. Подготовка к свадьбе занимает несколько месяцев, все это время организатор будет с вами на связи, вы будете общаться, встречаться, обсуждать текущие вопросы, принимать какие-то решения. И если организатор будет вас раздражать или вызывать у вас отрицательные эмоции, ни к чему хорошему это не приведет. Поэтому, даже если вам посоветовали этого конкретного организатора, а вам он по какой-то причине не понравился, лучше разойдитесь после первой встречи, которая никого ни к чему не обязывает.  

Свадебный организатор - взгляд изнутри

Если вы думаете, что свадебный организатор - это такой человек, у которого в компьютере база данных на всех поставщиков страны, и ему достаточно написать пару имэйлов, чтобы ваша свадьба была готова, вы глубоко ошибаетесь. 
Во-первых, организация любой свадьбы - это постоянная совместная работа обеих сторон. Я могу значительно облегчить и упростить для вас процесс подготовки свадьбы, но я не могу, например, составить за вас список гостей. А это один из ключевых параметров, от которых зависит очень многое (подробнее я обязательно напишу об этом в посте про процесс подготовки к свадьбе). Поэтому будьте готовы к огромному количеству вопросов, многие из которых покажутся вам странными, но, поверьте мне, они попали в наши списки не просто так, каждый наш вопрос продиктован опытом, успешно или не очень решенной проблемой, повторения которой мы стараемся избежать. Поэтому старайтесь отвечать честно и достаточно подробно. 
www.pinterest.com



Во-вторых, да, 50% моей работы действительно связано с написанием имэйлов, поиском в интернете нужной информации и иллюстраций, постоянными контактами с клиентами и поставщиками, чтобы вовремя доносить до тех и других изменения и дополнения, получать согласие или несогласие, обсуждать детали. Остальные 50% - это постоянный бег по городу. Подготовка, перевод и подача документов в ЗАГС, встречи с клиентами и поставщиками, подпись договоров, оплата залогов (не все принимают оплату банковским переводом), обсуждение деталей (особенно это любят ведущие), осмотр новых помещений (не всё передают фотографии), поиск подходящих декораций... Этот список практически бесконечен. И из этого вытекает следующий пункт. 
В-третьих, многие наши клиенты уверены, что организатор должен быть на связи 24 часа в сутки 7 дней в неделю. И, в принципе, с появлением смартфонов это стало реальностью. Я нередко отвечаю на вопросы клиентов и в два, и в три часа ночи. Особенно, если по сообщению чувствуется, что человек внезапно впал в панику (однажды жених написал мне ночью за два дня до свадьбы, что он забыл, кто привезет торт, и теперь боится, что они останутся без торта) или вопрос не терпит отлагательств (например, однажды у нашей невесты задержали самолет и она не успевала на пробную прическу и макияж, и этот вопрос мы тоже решали ночью, потому что пробная прическая была назначена на раннее утро).  Но мы тоже люди. И в работе у нас обычно не одна свадьба, а несколько. И мы можем быть на встречах, в ЗАГСе (подача документов очень нервный процесс, поверьте мне!), за рулем и даже просто по-человечески спать. И главное, мы можем быть на чужой свадьбе. Поэтому, если организатор вдруг в течение пары часов не ответил на ваше сообщение, не стоит сразу впадать в панику. 

http://chicagoweddingblog.com/tag/wedding-planning-3/

Ну и в завершение: свадебные организаторы тоже люди, причем люди, работающие с людьми. Никто из нас не застрахован от того, что подведет подрядчик, что что-то сорвется, что в ЗАГСе в последний момент вдруг не понравится какая-то справка (и такое у нас случалось за неделю до свадьбы!), что фотограф проспит, а оператор придет в плохом настроении. К сожалению, ни один, даже самый опытный и самый прославленный организатор свадеб не сможет дать вам 100 % гарантию того, что все пройдет, как надо. И к этому тоже надо быть хоть чуть-чуть, но готовым. 
И все-таки работа с хорошим организатором снизит риски, что что-то пойдет не так, во много раз, поверьте моему опыту не столько, как организатора, сколько как подружки невесты :)