Когда речь заходит о свадебных организаторах и свадебных координаторах, большинство сразу вспоминает известный фильм с Дженнифер Лопез, где она играет уверенную в себе девушку-организатора свадеб, готовую к любым неожиданностям и кризисам.
http://www.thehunchblog.com/
Кто же такие свадебные организаторы, чем они отличаются от координаторов и зачем те и другие вообще нужны, если невеста и сама может со всем справиться? И, главное, как найти своего свадебного организатора и координатора?
Давайте разбираться :) Начнем со свадебного организатора.
Свадебный организатор
Свадебный организатор - человек, который поможет вам с подготовкой свадьбы. Организатор, как не сложно догадаться, занимается организацией. Весь процесс от первой встречи с женихом и невестой до свадебного дня - работа свадебного организатора.
Он посоветует вам подходящее место для проведения церемонии и банкета, подскажет свадебного дизайнера и флориста, поможет с выбором торта и платья. Кроме того, организатор держит под контролем бюджет, общается вместо вас со всеми поставщиками, заключает с ними договоры и отслеживает их работу.
perthbridalfair.com.au
Процесс подготовки к свадьбе достаточно сложный и требует очень больших временных затрат. Большим плюсом работы со свадебным организатором является, в первую очередь, именно экономия вашего времени, сил и нервов.
Хороший свадебный организатор имеет целую базу данных различных поставщиков в разных ценовых категориях и может предложить вам именно тех, кто подойдет вам по цене и качеству. Кроме того, свадебный организатор знает плюсы и минусы большинства популярных и не очень свадебных мест, знает, где, скажем, можно устроить дискотеку до утра, а где вас попросят закруглиться к 10 вечера, где лучше устроить банкет формой фуршета, а куда отправиться, если вы предпочитаете сервированный ужин. Он расскажет вам о ценах за аренду залов и садов для регистрации, подскажет, где взять хорошие свадебные декорации и какие цветы будут цвести в том месяце, на который вы назначили свадьбу.
Конечно, всю эту информацию вы можете найти сами. Но учтите, что свадебные залы обычно не публикуют свои цены в открытом доступе, а также не предоставляют исчерпывающую информацию по условиям аренды. Вам может просто не прийти в голову задать целый ряд вопросов, а менеджер в зале не посчитает нужным поставить вас в известность, и проблема в итоге может всплыть в самый неподходящий момент - в день свадьбы.
Или попробуйте выбрать из сотни свадебных фотографов и десятка операторов. Даже заказ свадебного торта - не такой простой процесс, как кажется.
https://www.fullonwedding.com/hiring-a-wedding-planner-pros-and-cons/
Главный аргумент против организатора свадеб, обычно, финансы. Зачем отдавать кому-то 10-15-20% от свадебного бюджета, когда можно все сделать самостоятельно? Да и кто лучше, чем я, организует мою свадьбу?
Будем откровенны: все зависит от того, насколько вы сами цените свое время. И насколько вы готовы отдаться процессу планирования на все 100%.
Однажды один наш клиент, когда мы встретились с ним после свадьбы, признался: "Когда мы встретились в первый раз, я подумал: зачем отдавать 10% организаторам? Но сейчас, после свадьбы, я хочу вам сказать: вы еще мало берете за свою работу!".
https://www.glamour.com/weddings/wedding-planning
Признаки хорошего свадебного организатора
Однозначного рецепта, как выбрать свадебного организатора, у меня нет. Но я могу предложить вам несколько пунктов, которые, на мой взгляд, могут вам помочь определить, насколько профессиональный и ответственный организатор пришел к вам на встречу.
1. Свадебный организатор - человек, который должен разбираться в свадьбах. Поверьте мне, работать в этой сфере, и не знать, хотя бы в общих чертах, сколько этажей в торте на 50 человек, сколько человек усядется за круглый стол, какие цветы лучше выбрать летом, а какие - зимой, - невозможно. За те годы, что я занимаюсь организацией свадеб, я узнала столько нового и интересного из всех областей, прямо или косвенно связанных с моей работой, что можно написать целую книгу. Поэтому, если на каждый ваш вопрос организатор отвечает уклончиво или обещает узнать-посмотреть-проверить, это тревожный сигнал. Конечно, никто не может знать всего, и если организатор в чем-то не уверен и обещает уточнить - это еще не повод паниковать, тем более, если ваши вопросы достаточно специфичны (что, кстати, редко случается на первых встречах). Но 90% информации он должен знать.
http://sample.churchmember.us/wedding-plan
2. Свадебный организатор должен предложить вам заключить контракт. Работа без контракта - это большой риск. Вы доверяете этому человеку не только сам процесс организации свадьбы, но, в первую очередь, свои деньги. Договор должен быть составлен четко, без размытых формулировок и непонятных фраз. Особенно ясно должен быть прописан процесс оплаты и ответственность каждой из сторон (да-да, у клиентов тоже есть свои обязанности по отношению к организатору, но об этом чуть ниже).
https://iguana-idm.com/iguana/contract-management/
3. Свадебный организатор не должен навязывать вам одного конктретного поставщика. Да, он прекрасно знает, кто лучше и кто надежнее. Но никогда это не может быть один-единственный человек. Поэтому, если вам настойчиво предлагают только одного флориста, наотрез отказываясь работать с кем-то еще, это должно насторожить.
Мы обычно предлагаем на выбор двух-трех поставщиков из соответствующей ценовой категории, особенно это касается фотографов и операторов, чтобы клиенты могли выбрать того, чьи работы им больше нравятся. Да, мы предпочитаем работать с одной и той же кондитерской или с одной и той же флористкой, с которыми у нас сложились хорошие деловые отношения и на которых мы можем положиться. Но, советуя их, мы всегда уточняем, что для нас не проблема работать с другими поставщиками из этой области и, если клиентам не понравится предложение от флористки или не придутся по вкусу тортики во время дегустации, мы предложим им другие варианты.
С другой стороны, вряд ли организатор согласится перебрать с вами двадцать мест для проведения свадьбы или связаться для вас с тридцатью фотографами. Обычно это трата времени как организатора, так вашего. Если уж вы обратились к организатору, то постарайтесь довериться его советам.
Скажу по своему опыту: в начале работы нашего агенства мы шли до победного конца, перебирая вариант за вариантом (обычно это касалось банкетных залов), предлагая клиентам все новые и новые места, потому что в старых им не нравилась то люстра, то шторы на окнах, то цвет стен. В 95% случаев в итоге мы все равно приходили к варианту, который был предложен одним из первых. Но это происходило после того, как мы и клиенты потратили уйму времени, сил и нервов. В итоге мы внесли в конктракт пункт о предложении не более 3 поставщиков на выбор. Именно для таких случаев, когда клиенты никак не могут определиться, чего они хотят, и считают, что следующий предложенный вариант обязательно будет лучше. С другой стороны, если аргументы против предоставленных клиентам вариантов адекватны и логичны, мы, конечно же, продолжаем поиски и предлагаем другие места. И это ключевой фактор: хороший организатор гибок, он не боится искать новые решения, работать с новыми людьми и идти навстречу вашим желаниям.
https://www.nyiad.edu/design-articles/event-planning/7-reasons-event-wedding-planning-is-a-great-career-choice
4. После вашей первой встречи с организатором, он должен быть готов прислать вам ориентировочный бюджет (конечно, если вы достаточно четко и подробно рассказали о том, чего хотите) и, возможно, некоторые фотографии - например, пару примеров зала или цветовых сочетаний. Однако не думайте, что до подписания договора организатор будет делиться с вами своими наработками, контактами и знаниями. Это абсолютно нормальная бизнес-практика. И это тоже результат недобросовестности некоторых потенциальных клиентов и печального опыта. Для меня не проблема посоветовать фотографа или кондитера, когда меня об этом просят. Но не более того. Поэтому не обижайтесь, если организатор не пришлет вам сразу же контакты на всех поставщиков для вашей свадьбы.
5. А вот после подписания контракта от вас уже не должны ничего скрывать. Вы должны иметь возможность принимать участие в организации и проверять расходы, если у вас будет такое желание. В нашем контракте, например, это оговорено в отдельном пункте. Вы имеете полное право встретиться с фотографом или флористкой. Поговорить с дизайнером, съездить на место проведения банкета или церемонии. А главное, вы имеете право проверять и контролировать бюджет. Если организатор отказывается сообщить вам, у кого заказывает, например, цветы или декорации, это тревожный сигнал.
Прозрачные финансовые отношения - очень важная составляющая вашей совместной работы. Организатор по вашему требованию должен предоставлять все чеки и подтверждения об оплате. Мы, например, актуализируем бюджет по мере продвижения подготовки, обговариваем все цены или их изменения, и никогда не предпринимаем никаких шагов, связанных с финансовыми вопросами, до получения письменного согласия от клиентов. Кроме того, наши клиенты всегда могут позвонить напрямую поставщикам и уточнить у них цены. Мы работаем без накруток, наши цены - это цены наших поставщиков. И это очень важный вопрос, на который следует обращать внимание, потому что, к сожалению, и на этом рынке встречаются не очень добросовестные люди.
https://www.rd.com/advice/relationships/13-things-your-wedding-planner-wont-tell-you/
6. И совет: спрашивайте у знакомых и друзей. 90% наших новых клиентов - люди, узнавшие о нас от пар, которым мы организовывали свадьбу. Или те, кто побывал на свадьбе у друзей, которую мы организовали. В нашей сфере деятельности очень мало дает реклама, а вот отзывы клиентов - наш главный козырь и залог успеха. Поэтому спрашивайте, ищите отзывы, собирайте информацию. Однако не стоит забывать об одном важном моменте: работа со свадебным организатором - это работа с человеком. Организатор, который понравился вашей подруге, может совсем не понравиться вам - чисто по-человечески. Он может быть лучшим специалистом, но не подойти вам в эмоциональном плане. Поверьте мне, это очень важно. Подготовка к свадьбе занимает несколько месяцев, все это время организатор будет с вами на связи, вы будете общаться, встречаться, обсуждать текущие вопросы, принимать какие-то решения. И если организатор будет вас раздражать или вызывать у вас отрицательные эмоции, ни к чему хорошему это не приведет. Поэтому, даже если вам посоветовали этого конкретного организатора, а вам он по какой-то причине не понравился, лучше разойдитесь после первой встречи, которая никого ни к чему не обязывает.
Свадебный организатор - взгляд изнутри
Если вы думаете, что свадебный организатор - это такой человек, у которого в компьютере база данных на всех поставщиков страны, и ему достаточно написать пару имэйлов, чтобы ваша свадьба была готова, вы глубоко ошибаетесь.
Во-первых, организация любой свадьбы - это постоянная совместная работа обеих сторон. Я могу значительно облегчить и упростить для вас процесс подготовки свадьбы, но я не могу, например, составить за вас список гостей. А это один из ключевых параметров, от которых зависит очень многое (подробнее я обязательно напишу об этом в посте про процесс подготовки к свадьбе). Поэтому будьте готовы к огромному количеству вопросов, многие из которых покажутся вам странными, но, поверьте мне, они попали в наши списки не просто так, каждый наш вопрос продиктован опытом, успешно или не очень решенной проблемой, повторения которой мы стараемся избежать. Поэтому старайтесь отвечать честно и достаточно подробно.
www.pinterest.com
Во-вторых, да, 50% моей работы действительно связано с написанием имэйлов, поиском в интернете нужной информации и иллюстраций, постоянными контактами с клиентами и поставщиками, чтобы вовремя доносить до тех и других изменения и дополнения, получать согласие или несогласие, обсуждать детали. Остальные 50% - это постоянный бег по городу. Подготовка, перевод и подача документов в ЗАГС, встречи с клиентами и поставщиками, подпись договоров, оплата залогов (не все принимают оплату банковским переводом), обсуждение деталей (особенно это любят ведущие), осмотр новых помещений (не всё передают фотографии), поиск подходящих декораций... Этот список практически бесконечен. И из этого вытекает следующий пункт.
В-третьих, многие наши клиенты уверены, что организатор должен быть на связи 24 часа в сутки 7 дней в неделю. И, в принципе, с появлением смартфонов это стало реальностью. Я нередко отвечаю на вопросы клиентов и в два, и в три часа ночи. Особенно, если по сообщению чувствуется, что человек внезапно впал в панику (однажды жених написал мне ночью за два дня до свадьбы, что он забыл, кто привезет торт, и теперь боится, что они останутся без торта) или вопрос не терпит отлагательств (например, однажды у нашей невесты задержали самолет и она не успевала на пробную прическу и макияж, и этот вопрос мы тоже решали ночью, потому что пробная прическая была назначена на раннее утро). Но мы тоже люди. И в работе у нас обычно не одна свадьба, а несколько. И мы можем быть на встречах, в ЗАГСе (подача документов очень нервный процесс, поверьте мне!), за рулем и даже просто по-человечески спать. И главное, мы можем быть на чужой свадьбе. Поэтому, если организатор вдруг в течение пары часов не ответил на ваше сообщение, не стоит сразу впадать в панику.
http://chicagoweddingblog.com/tag/wedding-planning-3/
Ну и в завершение: свадебные организаторы тоже люди, причем люди, работающие с людьми. Никто из нас не застрахован от того, что подведет подрядчик, что что-то сорвется, что в ЗАГСе в последний момент вдруг не понравится какая-то справка (и такое у нас случалось за неделю до свадьбы!), что фотограф проспит, а оператор придет в плохом настроении. К сожалению, ни один, даже самый опытный и самый прославленный организатор свадеб не сможет дать вам 100 % гарантию того, что все пройдет, как надо. И к этому тоже надо быть хоть чуть-чуть, но готовым.
И все-таки работа с хорошим организатором снизит риски, что что-то пойдет не так, во много раз, поверьте моему опыту не столько, как организатора, сколько как подружки невесты :)
